Enjeux de l’expérience collaborateur : les 5 étapes de l’intégration des nouvelles recrues
Vous avez trouvé le candidat idéal ? Il ou elle a confirmé son envie de rejoindre votre société ? L’expérience candidat n’est pas terminée pour autant ! A présent que cette nouvelle recrue est embauchée, elle va rapidement se confronter à la réalité de votre entreprise et décider au cours de sa période d’essai si elle souhaite y rester ou non. Son intégration est donc un moment charnière qui va grandement influencer son choix. Découvrez comment retenir et fidéliser vos nouveaux éléments grâce à la dernière étape de votre stratégie d’inbound recruiting : l’onboarding et l’expérience collaborateur.
L’onboarding : définition
« Onboarding » est un terme anglais que l’on peut traduire par « embarquement ». Il englobe toutes les actions de marketing RH et autres procédures mises en place par les entreprises pour accueillir et intégrer les nouveaux arrivants au sein des équipes. C’est la continuité logique de l’expérience candidat, lors de laquelle candidats et recruteurs se découvrent et s’apprivoisent pour (potentiellement) aboutir à une embauche.
Le processus d’onboarding est une période cruciale, autant pour votre société que pour votre nouvelle recrue. Au cours des entretiens d’embauche, vous avez forcément véhiculé une certaine image de l’entreprise en échangeant avec les candidats : ambiance, environnement de travail, équipements… De leur côté, les candidats s’efforcent généralement de paraître sous leur meilleur jour afin de réunir toutes les chances de leur côté : compétences, savoir-être, qualités et défauts… Toutes les promesses faites pendant la phase de recrutement se vérifient par le concret au cours de l’onboarding.
Pourquoi mettre en place un processus d’intégration des nouveaux collaborateurs ?
Inbound recruiting et marque employeur : fidéliser par la culture d’entreprise
L’onboarding et l’expérience collaborateur constituent les briques finales d’une stratégie d’inbound recruiting. Rappelons que l’objectif d’une telle stratégie de recrutement est d’attirer, recruter et fidéliser les talents en valorisant la marque employeur de l’entreprise. Les talents qui arrivent aujourd’hui sur le marché du travail ne sont pas motivés uniquement par le salaire. Ils privilégient les entreprises qui partagent leurs valeurs et qui proposent une « expérience de vie professionnelle » authentique. Leur but est de (ré)injecter du sens et du plaisir dans leur métier. La communication de l’entreprise, la mise en place d’une expérience candidat personnalisée… Ces actions de marketing RH, qui permettent de répondre aux nouveaux leviers de motivation des talents, composent le volet externe de la marque employeur.
L’onboarding et l’expérience collaborateur constituent, quant à eux, le volet interne de la marque employeur en matière de recrutement. Ils permettent de garantir la transition du statut de candidat à celui de collaborateur productif et intégré. Car un talent recruté n’est pas toujours synonyme d’un talent fidélisé! En attestent les résultats d’une enquête menée par LinkedIn : 22% des nouvelles recrues quitteraient leur emploi dans les 45 premiers jours suivant l’embauche. Ce constat montre l’importance d’assurer la cohérence entre l’image projetée de l’entreprise et son image interne. Par exemple, si le parcours d’intégration RH d’un nouvel employé est aux antipodes de l’image qu’il s’était forgé de l’entreprise pendant le recrutement, son expérience collaborateur n’en sera que plus déceptive, et il risque fort d’y mettre fin !
Pour retenir vos nouveaux collaborateurs et éviter qu’ils n’abrègent leur période d’essai prématurément, il est donc primordial de leur proposer un processus d’accueil positif et adapté aux attentes qu’ils avaient formulé avant leur arrivée.
Onboarding : une intégration technique… et sociale !
De nombreuses entreprises focalisent les actions d’intégration des nouveaux collaborateurs sur les aspects techniques et métier : mise en place du bureau, création des outils de travail… L’objectif de ce type d’onboarding est de rendre les nouveaux arrivants opérationnels rapidement. Toutefois, c’est oublier que les premiers jours déterminent l’image et le ressenti émotionnel que les nouveaux arrivants éprouvent ensuite tout au long de leur parcours collaborateur ! S’il est en effet important d’offrir rapidement un poste de travail fonctionnel à vos salariés, il est tout aussi essentiel de les accrocher émotionnellement dès leur arrivée. Un nouvel employé a besoin de temps pour s’adapter à son nouvel environnement professionnel : nouveau poste, nouveaux outils mais aussi nouvelle équipe, nouvelle culture d’entreprise et même potentiellement nouveau domaine d’activité. Au-delà de l’intégration technique du salarié, il s’agit donc de l’incorporer socialement dans l’entreprise. Prenez en compte ces éléments afin de concevoir un processus d’onboarding personnalisé. De cette manière, vos nouveaux éléments se sentiront considérés et estimés par leur nouvelle entreprise. Gardez en tête que plus un employé intègre sereinement vos équipes, plus il sera à l’aise dans sa prise de fonctions et donc… plus il aura envie de rester ! Intégrer un nouveau collaborateur, c’est donc une installation matérielle, mais aussi humaine.
Les 5 étapes d’un onboarding réussi
1. Préparer le processus d’intégration en amont du recrutement
Un onboarding réussi est un onboarding qui a été préparé. Avant même de lancer la campagne de recrutement pour un poste, vous pouvez déjà définir les modalités d’accueil du futur collaborateur. Matériel nécessaire, intégration dans les équipes, formations… Plus vous anticipez son arrivée, plus vous facilitez son adaptation à un environnement de travail qui lui est encore inconnu. De plus, sensible au soin apporté à son intégration, il se sentira rassuré autant avec votre entreprise qu’avec son choix de la rejoindre.
2. Maintenez une communication (ré)active avec le candidat/collaborateur jusqu’à son arrivée
Entre le moment où vous confirmez à un postulant son recrutement et celui où il prend effectivement ses fonctions au sein de l’entreprise, celui-ci est encore dans une posture de candidat. Surtout s’il est encore en poste au moment du recrutement. C’est notamment le cas dans le secteur informatique, entre autres, où les profils de cadres et de développeurs sont parfois contraints d’aller au bout de leurs 2 ou 3 mois de préavis. Toutefois, il ne faut pas oublier que durant ce laps de temps, ils continuent d’être courtisés par d’autres sociétés. Vous avez trouvé votre perle rare et êtes parvenu à le convaincre de « rejoindre le navire » ? Ne le laissez donc pas partir ! En effet, il n’est pas rare de voir des candidats retenus « délaissés » par leur entreprise une fois la promesse d’embauche ou le contrat de travail signé. Pour les retenir et préserver leur motivation, il est donc essentiel de poursuivre la communication et de conserver le lien avec eux jusqu’à leur entrée dans l’organisation.
Prenez des nouvelles régulièrement par e-mail ou téléphone et informez les au fur et à mesure que leur arrivée se préparer au sein des équipes. Il est aussi possible de démarrer le processus d’onboarding en télétravail grâce aux outils vidéo. Par exemple, vous pouvez intégrer les nouveaux collaborateurs aux réunions de service en visioconférence afin qu’ils prennent leurs marques rapidement. Grâce au logiciel ATS Beetween, vous avez même la possibilité d’accélérer les tâches administratives comme la génération du contrat de travail. Vous créez ainsi le lien entre la nouvelle recrue et ses futur(e)s collègues avant même son entrée dans la société, et sécurisez son recrutement.
3. Premier jour : offrez un accueil personnalisé en adéquation avec la culture d’entreprise
Le premier jour au sein de l’entreprise est certainement le jour le plus important de l’expérience collaborateur. Nous avons abordé ce point précédemment : c’est à ce moment précis que votre nouvelle recrue va pouvoir juger de la cohérence entre le discours et la réalité de votre entreprise. Il est donc essentiel d’accompagner pas à pas son entrée dans l’organisation afin qu’elle ne se sente pas « abandonnée » dans ce nouvel environnement et vive par là une expérience négative. Rappelez-vous qu’elle ne connaît pas encore les locaux, les équipes ou même la teneure réelle de ses missions. Le programme d’intégration que vous avez défini en amont (comme nous l’avons vu dans le point précédent) permettra de rassurer votre nouvel employé et de faciliter sa prise de poste. Procédez par étapes :
- Présentation de l’entreprise et des équipes : commencez par lui présenter ses nouveau collègues et faites le tour des locaux afin qu’il puisse se repérer rapidement au sein de l’entreprise. Il aura plus de difficultés à comprendre votre organisation s’il ne connaît pas les visages de ses interlocuteurs ni l’agencement des bureaux/ateliers/etc.
- Règlement des derniers points administratifs : Contrat de travail, mutuelle, tickets restaurant, règlement intérieur… S’il reste des points administratifs qui ont été abordés en entretien mais qui n’ont pas été officialisés, veillez à les régler rapidement. Votre nouvelle recrue sera rassurée de voir les promesses faites pendant le recrutement se vérifier rapidement.
- Rencontre avec le(s) manager(s) : Faites en sorte que les managers du nouvel employé soient disponibles dès le premier jour pour approfondir ses missions, leurs attentes en matière de performances et de savoir-être. Les managers sont la voix de leurs subordonnés : votre salarié sera rassuré de savoir précisément à qui s’adresser en cas de besoin. C’est aussi l’occasion de lui indiquer ses premières tâches. L’ennui ou l’inactivité peuvent mener à un sentiment d’inutilité et d’impuissance !
- Mise en place logistique et matérielle : présentez lui ensuite son espace de travail. Idéalement, son équipement et ses potentiels accès doivent être prêts pour une prise de fonctions immédiate: ordinateur, badges et/ou codes d’accès, téléphone… De cette façon, votre nouveau collaborateur aura la preuve que son arrivée a été préparée. Il sera ainsi autonome et opérationnel plus rapidement.
- Rencontre informelle: Emmenez votre nouvelle recrue au restaurant pour son premier jour ! C’est un aspect souvent négligé dans les processus d’intégration en entreprise. Votre nouveau salarié n’est pas encore familier avec ses collègues et peut être impressionné. Brisez la glace en lui accordant un moment d’échange plus informel.
4. Assurez un suivi de l’intégration tout au long de la période d’essais
L’onboarding ne s’arrête bien évidemment pas à la fin de la première journée. D’après une étude menée en 2013 par le groupe Aberdeen, 80% des recrutés prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois. Ce qui signifie que pendant cette période, votre salarié peut à tout moment quitter l’entreprise si son expérience collaborateur ne répond pas à ses attentes ! Pour éviter tout échec de votre recrutement, assurez-vous de la bonne intégration de votre employé non seulement au sein des équipes, mais aussi en matière de missions. Est-ce que son poste ses missions correspondent à ce qu’il était venu chercher en rejoignant votre société ? Organisez des points réguliers avec lui pour vous en assurer. Vous pourrez ainsi évaluer son état d’esprit, jauger sa motivation et identifier les points d’amélioration éventuels.
5. Le mentoring : attribuez un parrain aux nouveaux collaborateurs pour les accompagner
Le mentoring, ou mentorat en français, est une pratique qui nous vient des pays anglosaxons. Le principe est d’attribuer à chaque nouvel arrivant un ou une mentor pour les accompagner dans leur prise de fonction. L’objectif de ce mentor n’est pas de les former sur leurs missions ou métier, mais plutôt de les aider à développer les savoir-être propres à la culture de l’entreprise. C’est donc un bon moyen pour permettre aux nouveaux collaborateurs de découvrir les aspects sociétaux de l’entreprise et ses normes culturelles. Le mentor étant souvent issu d’un service différent de celui des nouveaux salariés, c’est aussi l’opportunité pour ces derniers de rencontrer des collaborateurs vers lesquels ils ne seraient peut-être pas allés naturellement.
L’impact d’une expérience collaborateur positive : l’employee advocacy
Soigner l’onboarding des nouveaux collaborateurs permet ainsi de soigner la qualité de l’expérience collaborateur, et donc in fine du recrutement. Mais au-delà de la fidélisation des employés, les enjeux d’une stratégie d’inbound recruiting vont plus loin encore. En plaçant les nouveaux arrivants dans une dynamique à succès au long terme, l’onboarding permet d’anticiper les évolutions futures de l’expérience collaborateur : montée en compétences, formations, bien-être au travail… Pour résumer, plus vous offrez une expérience collaborateur positive et personnalisée à vos collaborateurs, plus vous favorisez leur implication dans l’entreprise, et donc leur fierté d’y appartenir. Ainsi, ils seront plus enclins à communiquer d’eux-mêmes sur votre société, à relayer vos propres contenus et à partager leur vécu positif au sein de l’entreprise. L’employee advocacy, désignation de ce principe aussi venu des pays anglosaxons, vous permet ainsi d’améliorer la qualité de votre e-réputation en faisant de vos salariés des ambassadeurs de l’entreprise. Et en améliorant votre e-réputation, et donc votre marque employeur, vous augmentez vos chances d’attirer les meilleurs candidats !
