Allégez votre quotidien de professionnel RH en utilisant un logiciel de recrutement
Par Camille | 
Publié le 28 septembre 2022 | 
6 mn
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3 tâches essentielles du métier de recruteur avec versus sans logiciel ATS

Vous passez des heures à publier une même annonce sur 10 jobboards différents ? Trier les candidatures reçues sur votre boîte e-mail vous prend un temps considérable ? Vous perdez un temps fou à mettre à jour votre fichier de suivi des candidatures, et plus encore à informer vos collègues de l’avancée des recrutements en cours ? Si vous répondez par l’affirmative à ces questions, c’est que vous n’utilisez pas de logiciel de recrutement pour recruter !

Mais qu’est-ce qu’un ATS, et qu’est-ce que ça change ? Pour vous expliquer tout ça, on vous propose d’analyser 3 tâches essentielles du recrutement, avec et sans logiciel ATS.

Logiciel ATS : définition


ATS est l’acronyme anglais de Applicant Tracking System, soit littéralement logiciel de gestion des candidatures. Il permet de mieux piloter les recrutements et regroupe un nombre conséquent d’outils de gestion RH du type : suivi de performance, CVthèque, communication SMS… Ce qui, en substance, vous permet de dématérialiser et automatiser les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée que vous devez effectuer quotidiennement en tant que recruteur !

Voilà l’objectif principal d’un logiciel de recrutement : permettre aux professionnel(le)s RH de se concentrer sur l’essentiel : les candidats, leurs aspirations, leurs compétences, et leur adéquation avec les besoins de l’entreprise !

#1 Diffuser une offre d’emploi

Tâche n°1, et non des moindres : la diffusion d’une offre d’emploi. Quand on sait que 89% des recruteurs trouvent leurs candidats grâce à une offre d’emploi publiée sur internet, on comprend mieux l’importance de cette phase du cycle de recrutement !

Seulement, la diffusion des annonces d’emploi sur la multitude des jobboards qui existent peut vite devenir une tâche des plus chronophage, générant pour le recruteur répétitivité et coût de diffusion important. Alors comment parvenir à diminuer le temps qu’un recruteur consacre à cette tâche ? Sans oublier de baisser les coûts associés à la diffusion d’une annonce sur plusieurs jobboards.

Sans logiciel ATS

Si votre organisation ne dispose pas d’un logiciel de recrutement, diffuser votre annonce peut prendre un temps considérable,pouvant aller jusqu’à une journée entière en cas de difficultés de recrutement ! En effet, cela implique que vous postiez votre annonce d’emploi sur bien plus de jobboard afin de multiplier les chances de trouver le bon candidat, ou à défaut, avoir le choix entre plusieurs ! 

Et même si vous faites le choix de diffuser votre offre sur 3 à 5 jobboard, il vous faut dans un premier temps, sélectionner les plus appropriés, ce qui n’est pas toujours évident. Faut-il privilégier des jobboard spécialisés ou choisir les plus utilisés par les candidats de manière générale ? Et ce n’est que le début.  Ensuite, vous devez manuellement intégrer votre annonce sur chacun des jobboard choisis. Somme toute, jusqu’ici tout va bien, ou presque. 

Pourtant, si vous ne disposez pas d’un logiciel de recrutement, vous savez que rien n’est simple, et encore moins quand il s’agit de rédiger une annonce d’emploi sur plusieurs jobboard ! En effet,  les étapes et paramètres de diffusion de votre offre d’emploi dépendent entièrement du jobboard en question, bien que le fonctionnement soit très semblable d’une plateforme de recrutement à une autre, on vous l’accorde.

Avec un logiciel ATS

Parmi l’ensemble des avancées significatives en matière de recrutement, la multidiffusion d’offres d’emploi reste sans doute la plus utile pour les professionnel(le)s RH. 

Avec la fonctionnalité “multiposting” de votre logiciel ATS, plus besoin de vous poser la question de l’endroit idéal pour publier votre annonce tels :  réseaux sociaux ou Pôle emploi ? Agrégateur d’annonce ou jobboard spécialisé ? Car à l’aide de la multidiffusion, diffuser votre offre d’emploi PARTOUT est possible en un clic. Pour vous donner un ordre d’idée, on estime que multidiffuser une offre via un logiciel ATS permet de gagner aux alentours de 25 minutes sur cette tâche.

Et ce n’est pas tout ! Multidiffuser une offre d’emploi via un logiciel ATS vous permet aussi de suivre l’état de vos annonces, c’est-à-dire le suivi des performances. Prenons un exemple : admettons qu’ Indeed représente 50% de votre trafic entrant sur la majorité de vos postes à pourvoir, et ne mobilise que 10% de votre budget dédié à la diffusion de vos annonces. Il devient alors évident qu’Indeed reste le meilleur rapport “qualité-prix”, et que favoriser ce canal reste une “valeur sûre” pour vos recrutements.

#2 Trier les candidatures

Tâche n°2 : trier les candidatures ! Et oui, ce n’est pas tout de publier une offre d’emploi, encore faut-il organiser la réception des candidatures pour, par exemple, évacuer les CV dits “SPAM” ou encore organiser votre short list de candidats.

Le recruteur sans ATS

Il y a fort longtemps, avant que les logiciels ATS ne fassent leur entrée dans la vie des recruteurs, une offre d’emploi contenait l’adresse e-mail du professionnel RH en charge du recrutement pour recevoir les candidatures. En conséquence de quoi, le recruteur devait se charger manuellement de faire le tri parmi l’avalanche d’e-mails arrivant quotidiennement dans cette même boîte. Et ce n’est pas tout ! Il lui fallait encore parvenir à en extraire les candidatures pour le poste à pourvoir. 

Donc en résumé, à cette époque, cette première tâche pouvait se découper ainsi :

  • Ouvrir l’e-mail et le lire
  • Télécharger CV et lettre de motivation ainsi que tout autre document partagé par le candidats
  • Dans le cas d’une candidature intéressante, ranger les documents dûments téléchargés dans le bon dossier de recrutement 
  • Renommer le CV pour le retrouver facilement
  • Et enfin, archiver les e-mail pour ne pas encombrer la boîte de réception.

Une vraie partie de plaisir ! Surtout lorsque les recruteurs faisaient face à des volumes de recrutement tellement importants qu’ils finissaient par passer leurs journées à traiter les candidatures…

Le recruteur avec un ATS

Aujourd’hui, avec l’essor et le développement des logiciels ATS, cette première tâche semble presque être la plus facile ! En effet, avec un logiciel de recrutement, toutes les candidatures reçues arrivent en un seul et même endroit, dédié exclusivement au poste à pourvoir en question. Une aubaine ! 

Mieux encore : lorsqu’une annonce est postée, grâce à un logiciel ATS, le recruteur peut choisir d’intégrer à son annonce des mots-clés relatifs au salaire, ou encore au domaine de compétence. Pourquoi ? Tout simplement car le logiciel intégrera alors ces paramètres et triera automatiquement l’ensemble des candidatures répondant à ces critères dans votre CVthèque. Grâce au matching et parsing de CV, établissez une première liste de candidats potentiels pour le poste à pourvoir en moins de temps qu’il ne faut pour le dire. Et par la même occasion, évitez de perdre du temps sur les CV dits « spam » ! Pas mal, non ?

#3 Répondre aux candidats à chaque étape du processus de recrutement

Tâche n°3 : maintenir le lien avec vos candidats. Cette tâche plurielle est peut-être la plus complexe et la plus chronophage de toute, d’autant qu’elle n’intervient pas à un moment précis, mais bien tout au long du processus de recrutement. Accusé de réception de candidature, refus ou proposition d’entretien… chaque étape du processus de recrutement nécessite une action de communication de la part du recruteur. Et dans un contexte de pénurie de talents, une mauvaise communication avec vos candidats peut avoir des conséquences désastreuses comme en attestent bon nombre d’études sur le sujet. Car aujourd’hui, ce que recherchent les talents, c’est une expérience candidat digitale, personnalisée et authentique.

Or, comment parvenir à débloquer du temps pour travailler votre communication avec vos candidats si vous êtes noyés quotidiennement sous des micro-tâches ô combien chronophage et à faible valeur ajoutée ?

Sans logiciel ATS

Quand 83% des candidats affirment n’avoir aucun échange direct ou indirect avec les recruteurs après l’envoi de leur candidature, 27% des candidats disent ne recevoir aucun accusé de réception suite à leur candidature. Et dans 56% des cas, les candidats qui postulent à une offre n’ont même aucune nouvelle des recruteurs (Baromètre de la relation candidat Yaggo) ! Or, cette absence de réponse peut générer de la déception pour les talents qui passent pourtant un temps considérable à construire leur candidature. Enfin, d’après une étude Talent Board, 35% des demandeurs d’emploi ayant eu une mauvaise expérience en tant que candidat, seraient prêts à partager ce ressenti en ligne. 

Ces chiffres parlent d’eux-même : il est plus que nécessaire d’optimiser la communication de recrutement pour à la fois répondre aux attentes des candidats, mais aussi les fidéliser tout au long du processus de recrutement… et au-delà !

Avec un logiciel ATS

Alors bien sûr, une bonne gestion de votre communication candidat n’est possible que si vous parvenez en tant que recruteur à allouer du temps à cette tâche spécifique entre deux contraintes opérationnelles. Et c’est là qu’utiliser un logiciel ATS comme Beetween prend tout son sens. On vous explique.

Lorsque vous utilisez un logiciel ATS, vous pouvez suivre précisément le parcours des candidats qui postulent à vos offres d’emploi, de la réception de leur CV jusqu’à leur onboarding dans votre entreprise, en passant par l’entretien d’embauche. Mieux, vous pouvez automatiser les échanges à faible valeur ajoutée et fluidifier les points de contact avec vos talents comme les accusés de réception de candidature par exemple.

On ne vous apprend rien, une meilleure gestion des candidatures contribue nettement à améliorer votre marque employeur auprès des candidats. En optimisant les différentes étapes du parcours candidat, vous améliorez la qualité de vos recrutements et par conséquent l’image que vous renvoyez à vos candidats. 

Petite liste non exhaustive des atouts majeurs d’un logiciel de recrutement pour optimiser votre communication candidat :

✅ Le traitement de CV largement fluidifié grâce à leur centralisation dans une CVthèque centralisée et partagée avec l’ensemble des collaborateurs.

💥 La présélection des candidats facilitée à l’aide du matching et parsing de CV, les questionnaires candidats ou encore la mise en place de vidéo de motivation pour les talents. 

📑 Un suivi des candidatures grandement simplifié par les fiches candidats et les dossiers de candidature.

✨Une amélioration significative de vos communications candidats grâce aux outils de communication automatisés intégrés au  à savoir les e-mail et SMS de recrutement.

Camille
 Camille - 
Content Manager 
chez Beetween
Véritable food trotteuse et grande amoureuse des livres, quand je n'écris pas sur l'univers RH, je partage mon temps entre le marque-page et la fourchette !🍴
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