Comment améliorer la relation candidat avec un logiciel de gestion de candidatures ?

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5 astuces pour renforcer l’expérience candidat avec un logiciel de gestion de candidatures

Vous cherchez un moyen d’améliorer la gestion de candidatures ? La qualité de la relation candidat est une question essentielle en recrutement. Si la gestion des talents n’est pas suffisamment positive et transparente, les candidats potentiels risquent fort de quitter le processus de recrutement. Entre la publication des offres d’emploi, l’accueil des nouveaux arrivants, parfois même la paie et les congés… Un logiciel de gestion de candidatures peut ainsi s’avérer nécessaire pour garantir un parcours candidat authentique, positif et personnalisé à tous les profils. Découvrez comment optimiser le traitement des candidatures reçues et améliorer l’expérience candidat avec Beetween !


Sommaire

  1. Traitement des CV
  2. Pré-sélection des candidats
  3. Suivi des candidatures
  4. Communication avec les candidats
  5. Intégration des nouveaux collaborateurs

La relation candidat au centre d’une stratégie de recrutement réussie

Selon vous, quelle importance la relation candidat a-t-elle dans la réussite d’un recrutement ? La question paraîtra évidente à certain(e)s professionnel(le)s RH, peut-être vide de sens à d’autres… Pourtant, c’est une question que de nombreux candidats se posent encore ! Une étude publiée par le cabinet de recrutement Robert Half sur la marque employeur est révélatrice sur ce sujet :

  • 79% des candidats interrogés ont déclaré avoir déjà passé un entretien d’embauche sans jamais recevoir de réponse.
  • 36% des candidats ont déclaré avoir déjà rencontré un(e) chargé(e) de recrutement impoli ou irrespectueux.
  • 24% des candidats ont affirmé que des questions déplacées, sans aucun rapport avec le poste à pourvoir ou avec leurs compétences, leur avaient été posées.
  • 90% des candidats interrogés ont indiqué accorder davantage d’importance à la personnalité de leur interlocuteur lors d’un entretien de recrutement qu’à la qualité des locaux ou à la localisation.

En résumé, la relation client est globalement perfectible selon les candidats eux-mêmes. Que faire de ce constat ? Une autre étude, menée par le cabinet Robert Walters, vient nous donner la réponse. D’après cette étude, plus de 30% des candidats mettent fin à une candidature avant le terme du processus de recrutement si celui-ci est jugé trop long, inadapté ou négatif. Rendez-vous compte : si vous ne prenez pas soin d’offrir un parcours candidat travaillé et positif, vous risquez de perdre un tiers des candidats ayant postulé au sein de votre entreprise ! Non seulement vous vous coupez vous-même des meilleurs talents, mais trouver un candidat qualifié risque aussi de devenir compliqué dans le futur. En effet, les candidats déçus ou agréablement surpris partagent très souvent leur expérience de recrutement avec leurs réseaux, personnels mais aussi professionnels. La qualité de l’expérience candidat est donc primordiale pour soigner la marque employeur, mais aussi la bonne intégration des nouveaux collaborateurs.

Vous avez tout à gagner à soigner la gestion des candidatures. D’après une étude menée par le site d’emploi CareerBuilder, 79% des candidats se contenteraient d’un salaire moindre suite à une expérience candidat positive !

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de gestion de candidatures ?

Comment un logiciel de gestion de candidature comme Beetween peut vous aider à améliorer la gestion des candidats ? En vous faisant gagner du temps, tout simplement ! L’objectif d’un logiciel de recrutement n’est pas d’informatiser toute votre organisation. Le but est surtout d’optimiser vos méthodes de recrutement, votre temps de travail ou encore votre façon de collaborer avec vos équipes à l’aide d’un logiciel de traitement des candidatures. Ce dernier ne vous remplace donc pas du tout ! Il vous fournit les moyens de recruter plus rapidement, plus simplement, et de façon à ce que vous puissiez vous concentrer sur la qualité de la gestion des recrutements.Concrètement, notre logiciel de gestion des candidatures propose des fonctionnalités permettant de faciliter le recrutement à chaque étape de ce dernier :

  • Multidiffusion des offres d’emploi
  • Création et gestion de CVthèque
  • Suivi des candidatures
  • Présélection des candidatures
  • Création et gestion de sites carrière
  • Fonctionnalités de recrutement collaboratif
  • Outils de communication avec les candidats
  • Statistiques de recrutement

Dans cet article, nous allons nous focaliser sur les outils qui vont vous permettre d’améliorer l’efficacité et la qualité de la gestion de candidature. Nous ne nous attarderons pas sur les bases d’une bonne relation candidat. Par exemple, il paraît évident que si vous repérez une candidature intéressante, il convient d’appeler la personne pour approfondir son projet professionnel, ses motivations, ses aspirations, etc. Ainsi, voyons quels outils de recrutement vous sont fournis avec Beetween pour améliorer le suivi des talents à chaque étape de la relation candidat.

1. Traitement des CV

Le plus souvent, on estime que l’expérience candidat débute avant même que les profils ne postulent. En effet, votre marque employeur joue un rôle important dans l’image que les candidats se font de votre entreprise. Dans ce sens, l’action de se projeter dans l’entreprise fait partie intégrante de l’expérience candidat, puisque les talents prennent ainsi une posture de candidat avant même de postuler. La relation candidat, quant à elle, débute dès votre première interaction avec les talents, qu’elle soit directe ou indirecte. Par exemple, nous abordions dans la partie précédente le fait d’accuser réception d’une candidature. Que vous le fassiez ou non, via un e-mail automatique ou manuellement, c’est une première interaction pour le candidat en question !
De votre côté, vous allez d’abord commencer cette relation en traitant le CV du candidat. C’est une étape cruciale car c’est à ce moment précis que VOUS, vous vous projetez ou non avec ce talent. Mais lorsque l’on reçoit une grande quantité de CV à lire, analyser, traiter, classer puis trier… Cette étape si importante peut vite devenir compliquée à traiter de manière efficace. Pour vous aider, Beetween vous propose d’organiser votre CVthèque en ligne afin de faciliter la gestion des CV.

Les avantages :

  • Centralisation des CV au sein d’une base de CV sécurisée et partagée avec vos collaborateurs.
  • Constitution d’un vivier de CV qualifiés et historisés.
  • Recherche de CV facilitée grâce aux opérateurs booléens.
  • Tri des CV accéléré grâce à un système de tag intégré dans votre CVthèque RH.
  • Outils de sourcing de CV mis à disposition directement depuis notre logiciel de suivi des candidatures.

Prenons comme exemple Jean, candidat au poste de chargé de webmarketing. Pour le moment, vous avez reçu, lu et classé son CV. Toutefois, vous avez reçu 20 CV supplémentaires. Vous devez donc tous les lire, les classer et ensuite comparer les qualités et compétences de chacun(e) pour constituer votre vivier de candidatures à convoquer en entretien, votre shortlist de candidats qualifiés en somme. Là encore, Beetween vous accompagne dans la pré-qualification des candidats !

2. Pré-sélection des candidats

Nous avons donc vu comment améliorer la gestion de CV. Quel rapport avec la relation candidat puisque celui-ci ne participe pas à cette étape ? Certes, il n’y a pas véritablement d’interactions directes avec Jean, hormis l’accusé de réception de sa candidature. Toutefois, l’automatisation de la gestion de CV vous permettra de dédier davantage de temps à Jean et aux autres candidats qualifiés que vous avez repéré dans votre CVthèque de recrutement.

Venons en maintenant à l’étape de la sélection des candidats. Jean est en lice avec 20 autres candidats pour le poste de chargé de webmarketing ! Vous allez devoir prendre beaucoup de temps pour effectuer l’analyse des CV… Ou pas ! Car Beetween propose plusieurs fonctionnalités pour procéder au tri des candidatures.

Analyse de CV en ligne

En utilisant notre logiciel de présélection des candidatures, vous pouvez améliorer l’efficacité de l’analyse de CV. En effet, Beetween est partenaire de la solution HRmatch, qui vous permet d’effectuer le parsing et le matching de CV. Le parsing de CV, c’est l’action d’extraire automatiquement les informations essentielles d’un CV pour ensuite les classer.Le matching de CV, quant à lui, consiste à exploiter ces données pour identifier les candidats qui correspondent le plus à vos critères de sélection.

Les avantages :

  • Gain de temps, puisque vous divisez par 3 le temps d’analyse des CV !
  • Un meilleur tri des CV du recrutement.
  • Une amélioration de la qualité des recrutements, puisque vous êtes assurés de recruter les meilleurs candidats.

À ce stade, vous avez retenu le CV de Jean avec 7 autres candidats. Il s’agit à présent d’affiner la sélection pour n’en retenir que 4 que vous recevrez en entretien d’embauche. Pour ce faire, après avoir appelé les candidats pour un premier échange, vous pouvez proposer à ces 7 “finalistes » des tests de recrutement directement via notre outil de gestion des candidatures.

Le questionnaire candidat

Tout d’abord, vous pouvez envoyer un questionnaire candidat aux profils retenus jusque là. Le fonctionnement est très simple : vous paramétrez les questions que vous souhaitez poser aux candidats, et vous envoyez ! Informations complémentaires, questions plus techniques, test de compétences ou de personnalité… À vous de choisir ! Vous recevrez par la suite les résultats directement dans notre logiciel de suivi des candidats.

Les avantages :

  • Évaluation détaillée des compétences, vous bénéficiez d’informations beaucoup plus qualitatives et personnelles sur le savoir-faire et le savoir-être des candidats.
  • Ceci amène à une amélioration globale de la pré-qualification des candidats.
  • L’expérience candidat est beaucoup plus transparente pour les candidats qui savent désormais quelles sont les attentes de l’entreprise.

Vous avez appelé Jean. Il est très motivé pour devenir votre futur chargé de webmarketing. Vous lui avez transmis un questionnaire candidat contenant essentiellement des questions techniques, pour valider ses compétences. Mais vous souhaitez en apprendre plus sur lui, sa personnalité, ce qui le motive réellement à postuler au sein de votre entreprise parce que sa lettre de motivation n’était pas très parlante à ce sujet. Vous pouvez alors lui proposer une vidéo de motivation.

La vidéo de motivation

La vidéo de motivation, c’est en somme une alternative à la lettre de motivation. Lorsque cette dernière ne vous permet pas de cerner suffisamment la personnalité d’un(e) candidat(e) et que vous souhaitez en apprendre plus, la vidéo de motivation permet de mettre en exergue la façon dont le candidat se présente, son élocution, sa façon de s’adresser à ses interlocuteurs, etc. Le fonctionnement est tout aussi simple que le questionnaire candidat : vous préparez une liste de questions auxquelles le candidat devra répondre en se filmant. Vous pouvez limiter le temps de réponse, ou non. Le candidat est alors invité à effectuer cet entretien en vidéo différée par e-mail. Une fois la vidéo terminée, vous pourrez la consulter directement sur notre logiciel de gestion de candidatures/

Les avantages :

  • Facilitation du recrutement à distance : grâce à ce type de solution de recrutement, vous élargissez le scope géographique des candidats que vous pouvez recevoir en entretien, même si c’est en différé et à distance.
  • Là encore, l’expérience candidat est très positive pour les profils : ils ont véritablement l’impression que leurs candidatures sont prises en compte et que l’entreprise souhaite en savoir plus sur eux, pas uniquement sur leurs diplômes ou leurs compétences. De plus, s’ils sont éloignés géographiquement, un entretien d’embauche en vidéo différée peut leur éviter de se déplacer pour un premier entretien (dont le bus est souvent d’en savoir plus sur le candidat), ce qui est généralement grandement apprécié !

Jean vous a transmis sa vidéo de motivation. Vous l’avez regardé, puis transmis aux futurs managers de Jean pour qu’ils valident son profil. Décidément, Jean ressemble de plus en plus à la perle rare ! Vous décidez donc de poursuivre le processus de recrutement avec lui et de passer à l’étape suivante : l’entretien d’embauche. Pour informer Jean de la bonne nouvelle, plusieurs solutions s’offrent à vous.

3. Suivi des candidatures

Avant d’évoquer les moyens d’échanger avec les candidats à travers notre logiciel de gestion du recrutement, parlons un peu de notre outil de suivi de candidature. Comme tout logiciel de recrutement qui se respecte, notre outil vous permet de créer une fiche candidat par profil ajouté dans la CVthèque. Cette fiche candidat rassemble toutes les informations que vous détenez sur le-dit candidat : CV, lettre de motivation, documents annexes, questionnaire candidat, vidéo de motivation, historique des échanges avec lui mais aussi historique des échanges avec vos collaborateurs sur ce profil… C’est une fonctionnalité essentielle pour bien organiser vos recrutements.
Figurez-vous que notre logiciel de suivi du recrutement permet de créer un outil similaire, mais à destination des candidats ! Vous avez en effet la possibilité de leur envoyer un lien par e-mail menant à leur dossier de candidature. Ce dossier, à l’instar de la fiche candidat de votre côté, va leur servir d’indicateur de leur évolution dans le processus de recrutement. Et c’est une information primordiale pour eux ! Nombre de candidats ont parfois l’impression d’être abandonnés lorsqu’un recrutement traîne en longueur et que l’entreprise ne répond pas à tous les appels ou e-mails de relance. Le dossier de candidature permet de pallier cette problématique.

Justement, notre logiciel de gestion de candidatures permet de contacter directement les candidats pour les informer de l’évolution de leur candidature !

4. Communication avec les candidats

Nous abordons ici le nerf de la guerre ! Pour que la relation candidat soit positive, il faut que les deux parties prenantes communiquent (comme dans n’importe quel type de relation remarquerez-vous !). Pour cela, notre logiciel de gestion de candidats Beetween propose plusieurs possibilités.

E-mail de recrutement

Si certaines entreprises (surtout le secteur public) continuent d’envoyer des courriers par la voie postale, aujourd’hui l’e-mail prime ! Ainsi, pour vous permettre de communiquer rapidement avec tous vos candidats, notre logiciel de recrutement en ligne propose l’envoie de campagnes d’e-mailing de recrutement.

SMS de recrutement

Vous ne le saviez peut-être pas, mais le SMS a largement pris sa place dans le parcours candidat. Rien d’étonnant à cela quand on considère que la très grande majorité de la population française est aujourd’hui équipée d’un téléphone mobile. On évoquait précédemment les difficultés de communication entre candidats et recruteurs. Le “texto » en recrutement offre de nombreux avantages pour pallier ces difficultés :

  • Communication personnalisée : les codes de communication sont moins formels par SMS que par e-mail (ne parlons même pas des courriers officiels…). Les candidats auront ainsi la sensation que le recruteur oula recruteuse s’adresse directement à eux de manière plus personnelle.
  • Un taux de lecture supérieure à tout autre format de communication : saviez-vous que 90% des SMS sont lus dans les 3 minutes qui suivent la réception ? Si l’on compare avec les e-mails, ces derniers sont consultés en moyenne 23 heures après réception… Le SMS est donc un moyen fiable de communiquer avec vos candidats !

Entretien vidéo

Terminons ce chapitre sur les moyens de communication avec l’entretien d’embauche vidéo. Non, ce n’est pas la même chose que la vidéo de motivation évoquée plus haut. Nous parlons bien ici d’un entretien vidéo “en direct », via des plateformes en ligne comme Zoom ou encore Skype. Depuis la crise sanitaire de mars 2020, cette méthode de recrutement à distance a largement pris son essor, du fait des multiples confinements notamment. À l’instar de la vidéo de motivation, les solutions de recrutement à distance permettent de briser la barrière de la distance géographique, et représentent un réel bénéfice pour les recruteurs comme pour les candidats : absence de frais de déplacement, moins de stresse et davantage de flexibilité dans l’organisation des entretiens. Notre logiciel de recrutement RH intègre donc de multiples plateformes de visioconférence pour vous permettre de profiter de ces avantages !

Intégration des nouveaux collaborateurs

Nous retrouvons Jean, que nous avions un peu perdu de vue… Vous avez fait le point avec vos collaborateurs et vous êtes tous unanimes : c’est le candidat idéal ! Reste maintenant à organiser son arrivée, l’accueillir, signer les papiers… Pour cela aussi, notre logiciel de gestion de candidatures Beetween vous accompagne !

Nous avons débuté cet article en expliquant que l’expérience candidat commence avant même que les profils ne postulent. Pour conclure, nous allons voir que le parcours candidat ne se termine pas une fois que le profil recherché a été trouvé…En effet, chez Beetween nous considérons que le processus de recrutement se poursuit tant que le contrat de travail n’a pas été signé. Mais tout comme la rédaction et le multiposting des offres d’emploi, la rédaction des contrats de travail prend du temps. Alors pour vous permettre de boucler la boucle et faciliter vos recrutements de A à Z, notre logiciel de gestion de candidatures intègre un outil de génération de contrat de travail automatique. C’est un outil particulièrement intéressant lorsque vous recrutez plusieurs fois dans l’année sur des postes similaires, ou des postes intérimaires par exemple. Cette fonctionnalité permet ainsi d’accélérer l’intégration du futur collaborateur dans l’entreprise, qui sera très certainement ravi d’avoir rapidement sécurisé cette toute nouvelle opportunité professionnelle ! La relation candidat prend alors fin. Votre nouvelle recrue passe en un clic de l’expérience candidat à l’expérience collaborateur. Mais ça, c’est une toute autre histoire !

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