Comment communiquer avec les candidats ?

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Les étapes et les outils de la communication candidat

À l’heure où marque employeur et l’expérience candidat peuvent faire toute la différence dans le recrutement, améliorer sa communication candidat est capital. Savoir (bien) communiquer est le meilleur moyen de “rafler la mise” question talents. Mais attention : une bonne communication candidat s’évalue sur la durée et doit donc être étudiée et travaillée tout au long du processus de recrutement. Mais alors comment communiquer avec les candidats ? Petit état des lieux de la communication candidat, et des bons réflexes à adopter pour sortir vainqueur de la course aux talents.


Sommaire


Préambule : relation candidat et communication candidat

Au risque d’enfoncer des portes ouvertes, qu’est-ce que la relation candidat ? La réponse peut paraître évidente, et pourtant… Chez Beetween, nous avons une définition bien à nous. Premièrement, nous faisons la distinction entre la relation candidat, l’expérience candidat et le parcours candidat, englobés au sein de l’expérience de recrutement.

  • Le parcours candidat se compose de l’ensemble des étapes du processus que le candidat doit traverser, de l’intention de candidater jusqu’à l’embauche. (Évolution)
  • L’expérience candidat définit l’ensemble des émotions et des perceptions du candidat quant au processus de recrutement proposé par l’employeur. (Émotions)
  • La relation candidat désigne tous les points d’échanges entre l’employeur et le candidat. (Communication)

Vous commencez ainsi à voir l’importance de la communication de recrutement. Communiquer efficacement avec les candidats, ce n’est pas seulement proposer une expérience positive au fil du processus de recrutement. C’est créer une véritable relation humaine… avec votre future ressource humaine ! En nouant cette relation de confiance qui dépasse le simple besoin (besoin d’un emploi/besoin de compétences), vous maintenez le lien avec les candidats et favorisez ainsi la fidélisation du candidat, qui sera moins à même de préférer la concurrence, ou encore de partager son expérience négative. Parce qu’à l’heure des réseaux sociaux, les candidats communiquent énormément ! Et s’ils sortent déçus de leur expérience candidat, ils n’hésiteront pas à le partager à leurs proches, ou à leur réseau personnel ou professionnel.

La relation candidat vue par les talents

Nous savons donc que la qualité de la relation candidat est essentielle pour réussir son recrutement. Mais qu’est-ce qu’une relation candidat “de qualité ? Commençons d’abord par analyser ce que serait une relation candidat “décevante” pour les candidats.
Selon le Baromètre de la recherche d’emploi 2020 publié par MeteoJob, 59% des candidats jugent le processus de recrutement trop long s’il dépasse 3 semaines. Or, en France, la durée moyenne du processus d’embauche se situe entre 3 et 5 semaines… Un délai déjà relativement long, mais qui peut s’étendre à 10 semaines pour 15% des employeurs !
Outre les délais de traitement des candidatures, les candidats ont des attentes importantes sur la communication candidat lors d’un recrutement. C’est ce que démontre le baromètre de la relation candidat publié par Yaggo. Selon ce dernier, 27% des candidats disent ne recevoir aucun accusé de réception suite à leur candidature, et dans 56% des cas, les candidats qui postulent à une offre n’ont même aucune nouvelle des recruteurs !

Au total, 83% des candidats n’ont aucun échange direct ou indirect avec les recruteurs après l’envoi de leur candidature !

L’impact d’une communication candidat insuffisante

Ces chiffres parlent d’eux-même : il est essentiel pour les employeurs d’optimiser la communication de recrutement pour répondre aux attentes des candidats et les fidéliser tout au long du processus de recrutement, et même après ! En effet, négliger la communication candidat peut avoir des conséquences à plusieurs niveaux pour l’entreprise. Par exemple, une étude Gartner a démontré qu’un tiers des candidats seraient prêts à boycotter une marque suite à un recrutement mal vécu ! Une mauvaise communication avec les talents peut ainsi avoir une incidence sur votre marque employeur, et jusqu’aux ventes de vos produits ou services !
Pour autant, une bonne gestion de la communication candidat n’est possible que si la personne chargée du recrutement arrive à allouer du temps à cette tâche spécifique. Le tout, en gardant de la “bande passante” pour gérer les contraintes opérationnelles et les démarches administratives relatives à la gestion des candidatures.

Alors comment communiquer avec les candidats de manière efficace ?

Les 5 étapes de la communication candidat

Avant de définir comment communiquer avec les candidats, il convient d’abord d’identifier où et quand vous devez communiquer. Nous l’avons vu précédemment, le parcours de recrutement est constitué de diverses étapes, qui sont plus ou moins visibles pour les candidats (et plus ou moins longues…). Si les étapes peuvent varier en fonction de votre organisation, il y a une règle à respecter quel que soit le cas de figure : répondre à tous les candidats, à chaque étape du recrutement, afin de personnaliser la relation candidat !

1. L’offre d’emploi

On a tendance à l’oublier, mais l’offre d’emploi est souvent la toute première interaction d’un candidat avec un employeur. Au-delà des missions et de la rémunération, si un candidat postule, c’est qu’il a été attiré par votre société, que votre offre d’emploi l’a séduit ! Pour inciter à postuler, il faut donc soigner la rédaction des annonces d’emploi. Malheureusement, on ne compte plus les offres d’emploi qui intègrent un paragraphe de présentation de la société identique sur l’ensemble des annonces, et ce, même si ces dernières correspondent à des postes différents. Cela peut se comprendre, mais réussir sa communication candidat, c’est aussi adapter et personnaliser son offre pour permettre au postulant de se projeter plus facilement dans ce potentiel futur emploi.

2. L’accusé de réception de candidature

Vous avez reçu une candidature suite à la publication d’une offre d’emploi ? Première chose à faire : accuser réception de cette candidature. Que ce soit par e-mail, SMS, conversation téléphonique, pigeon voyageur… Il est important que vos méthodes de communication candidats soient adaptées à votre structure. Mais il est plus important encore d’informer et rassurer les candidats.
Postuler à une offre d’emploi, une alternance ou même un stage n’est pas de tout repos. Pour 59% des candidats, c’est même une grande source de stress. Sans compter que si un candidat passe en moyenne 2h sur sa candidature, le recruteur, lui, passe en moyenne 53 secondes sur chaque candidature.Attester la bonne réception d’une candidature vous permettra ainsi de :

  • Vous différencier des concurrents qui ne le font pas !
  • Montrer aux candidats que vous avez bien reçu et considéré leurs profils.
  • Ce faisant, fidéliser les candidats retenus au sein du processus de recrutement.

Et rappelez-vous que les candidats communiquent et partagent leurs expériences de recrutement. Si vous souhaitez éviter des commentaires négatifs sur votre société, votre marque employeur ou encore les valeurs de votre entreprise, il est important de répondre aux candidats non-retenus.

“Mieux vaut une mauvaise nouvelle que pas de nouvelles du tout !”

3. Le dossier de suivi de candidature

Une fois qu’un candidat est intégré dans un processus de recrutement, veillez à maintenir la communication candidat à chaque étape du recrutement. Il existe un moyen simple pour ce faire : le dossier de suivi de candidat. Le principe est simple : vous fournissez aux candidats un moyen leur permettant de visualiser l’état de leur candidature dans le processus de recrutement. Ça peut prendre la forme d’un simple document que vous mettez à jour et transmettez aux candidats, d’une page web interactive, d’un échange d’e-mails…
Si le dossier de candidature vous permet de développer une communication efficace et régulière avec les candidats pour les conserver dans le processus de recrutement, il constitue aussi un moyen efficace de suivre l’évolution des candidats présents dans vos processus de recrutement. Vous pouvez ainsi vous repérer de manière plus simple dans la masse des candidatures, et contacter un talent au moment opportun par exemple !

4. L’entretien d’embauche

Vous avez créé votre shortlist de candidats qualifiés ? C’est l’heure de l’entretien d’embauche ! Quand on nous demande comment communiquer avec les candidats, l’entretien d’embauche est rarement évoqué. Exercice sommes toutes assez classique et imparable, cet incontournable du recrutement n’est pas toujours remis en cause. Par exemple, de nombreux candidats entendent encore la question “Où vous voyez-vous dans 10 ans”, question qui peut paraître incongrue à l’ère de la reconversion professionnelle, du métier-sens et des millenials qui questionnent le principe de la “carrière professionnelle”. Pourtant, l’entretien d’embauche est au centre de la communication avec les candidats. C’est LE point de rencontre et d’échanges entre recruteurs et talents ! Et son format évolue constamment. Dernièrement, l’entretien à distance en visioconférence s’est largement démocratisé suite à la pandémie de COVID-19.
Alors si vous souhaitez renforcer la communication candidat de votre entreprise, ne négligez pas les besoins et aspirations des candidats au moment de l’entretien d’embauche. S’ils sont dans l’incapacité d’être physiquement présents à la date prévue, proposez un entretien à distance. Si au contraire ils souhaitent rencontrer leurs potentiels futurs collaborateurs, n’oubliez pas l’aspect humain de l’entretien.

5. L’embauche

Ça y est, vous avez trouvé et embauché la perle rare. Félicitations ! Mais si votre candidat devient collaborateur, la communication candidat ne s’arrête pas pour autant ! En effet, ce n’est pas parce qu’un candidat est embauché qu’il est forcément fidélisé… C’est ce que démontre une étude publiée par LinkedIn : 22% des nouvelles recrues réfléchissent à quitter leur emploi dans les 45 jours suivant l’embauche ! Alors comment communiquer avec les candidats embauchés pour les fidéliser une fois le contrat signé. C’est le principe de l’onboarding, qui regroupe l’ensemble des actions mises en place pour assurer une intégration efficace d’une nouvelle recrue dans l’entreprise.

Les 5 outils de la communication candidat

Nous voici arrivés au moment tant attendu… Nous savons pourquoi communiquer avec les candidats. Nous savons quand communiquer avec les candidats. Il est temps à présent de répondre au titre de cet article :

Comment communiquer avec les candidats ?

Pour ce faire, les outils de communication sont multiples. Rien de surprenant : les e-mails ou encore les outils de visioconférence sont largement utilisés aujourd’hui. En revanche, les prendre séparément peut être chronophage… Au contraire, si vous les réunissez dans un logiciel de recrutement, vous gagnez du temps ! Voyons ainsi comment un logiciel ATS comme Beetween vous permet d’optimiser la relation candidat grâce à des outils de communication candidat performants et centralisés.

Le site carrière

83% des chercheurs d’emploi se renseignent sur une entreprise avant de postuler et 81% d’entre eux font leur choix en fonction des informations trouvées.

Nous en avons parlé précédemment : l’expérience candidat débute avant la candidature, dès l’offre d’emploi, car les talents ont aujourd’hui les moyens de se renseigner sur les entreprises qui recrutent avant de postuler. Autant leur faciliter la tâche ! Le site carrière est souvent la première interaction d’un candidat potentiel avec votre entreprise. Son rôle est d’offrir un portail d’entrée vers votre société qui soit clairement identifié, et surtout qui soit suffisamment attractif pour retenir et engager les candidats qui le visitent. Histoire de l’entreprise, valeurs, témoignages collaborateurs, autant d’éléments à mettre en avant pour attirer les talents jusqu’à vous ! Grâce à un site carrière, en plus de centraliser toutes vos offres d’emploi, vous créez ainsi une véritable vitrine pour votre marque employeur.

Email de recrutement

Dans l’optique d’automatiser au maximum les échanges avec vos candidats pour vous permettre de gagner du temps tout en préservant le côté humain du recrutement, notre logiciel ATS intègre des fonctionnalités d’échanges et de communication personnalisables dont l’envoi d’e-mail.

Ainsi avec Beetween vous pouvez :

  • envoyer un mail de recrutement personnalisé à une ou plusieurs personnes
  • Utiliser des modèles ou programmer des e-mails automatiques (ex : les accusés de réception des candidatures)
  • Selon vos besoins, vous pouvez utiliser des variables d’e-mail et les personnaliser automatiquement.

De quoi préserver une communication personnalisée et privilégiée avec vos talents à chaque étape du recrutement tout en gagnant un temps considérable dans le traitement des candidatures !

SMS de recrutement

Le recrutement par SMS est aujourd’hui un incontournable du recrutement, notamment grâce à son instantanéité. En effet, le candidat qui reçoit le SMS est informé instantanément (ou presque) de l’information que vous souhaitez lui communiquer (jour et heure de l’entretien d’embauche, nouvelle offre d’emploi disponible…). Rapide, simple et concis, le rédiger prend peu de temps, et assure la bonne réception de l’information par les candidats. De plus, cette solution vous permet de maîtriser vos coûts. La tarification de cette fonctionnalité étant directement liée au volume d’envoi, vous ne payez que pour le nombre de SMS envoyés.
Autre avantage : il permet de soigner la relation candidat en instaurant une communication de proximité entre vous et les talents. Effectivement, le SMS est encore un format de communication lié au domaine de l’intime. Utilisé correctement, il vous permettra ainsi de créer une véritable relation de confiance avec vos futures recrues !

Accessibilité, gain de temps, maîtrise des coups, facilitateur des échanges entre recruteurs et recrutés, le SMS de recrutement à tout pour plaire ! C’est pourquoi chez Beetween, nous avons intégré un module d’envoi de SMS de masse à notre ATS. En un clic, depuis votre tableau de bord Beetween, vous pouvez ainsi informer facilement et rapidement vos candidats de l’avancée de leur recrutement, indispensable pour assurer avec eux une communication optimale.

Les entretiens vidéo

Nous l’avons évoqué à plusieurs reprises, la vidéo est également devenue un outil de recrutement incontournable. Avec Beetween, deux possibilités s’offrent à vous en matière de vidéo de recrutement.

  1. L’entretien en visioconférence
    Vous échangez avec votre candidat de façon instantanée, et vous pouvez convier à cette visioconférence d’autres candidats ou certains collaborateurs comme les manager par exemple. Et pour cela, nul besoin de se déplacer ! Un gain de temps et d’argent précieux, et un moyen efficace d’éviter les créneaux d’entretien à rallonge pour cause de bouchon ou de difficulté liées au secteur géographique du candidat comme du recruteur.
  2. La vidéo différée

    Une solution toute trouvée (et rapide !) pour pré-sélectionner les candidats. Le concept est simple : vous rédigez une liste de questions à poser au candidat, ce dernier reçoit une invitation pour y répondre en ligne et en vidéo. Il ne vous reste plus qu’à visionner les réponses ! Avec la vidéo différée d’entretien, nul besoin de laisser un temps de réflexion au candidat. Il a eu tout le loisir de réfléchir à ses réponses avant l’enregistrement de la vidéo.

Le questionnaire candidat

Envoyer un test de recrutement à un talent relève-t-il de la communication candidat ? La réponse est oui ! La plus grande problématique d’un(e) candidat(e) est la bonne compréhension du poste proposé, et des attentes de l’employeur. Un test de recrutement, ou plus simplement un questionnaire candidat, permet aux postulants de se projeter davantage dans les attentes du futur manager ou directeur, que ce soit en matière de soft skills ou de hard skills. Beetween met ainsi à votre disposition des questionnaires candidat, ou des tests de recrutement via notre partenaire Central Test.

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