Logiciel ATS optimisation Gestion de Recrutement – Guide complet

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Tout ce qu’il faut savoir sur les logiciels ATS

Vous êtes à la recherche d’un logiciel ATS pour optimiser la gestion de vos recrutements ? C’est la stagiaire assistante RH qui s’est étonné que vous n’utilisiez pas de logiciel de recrutement ? Ou plus simplement vous n’en pouvez plus de voir cet insupportable acronyme “ATS”que vous ne comprenez pas traîner dans votre boite e-mail ?

Quelles que soient les raisons pour lesquelles vous êtes ici, vous êtes au bon endroit ! On prend le temps de répondre à toutes les questions que vous pourriez vous poser : “un ATS, c’est quoi, comment ça marche, et pourquoi recruter avec ?”

ATS : définition

Première question qu’on nous demande souvent : logiciel ATS : la signification de ces 3 fameuses lettres ? ATS est l’acronyme anglais de Applicant Tracking System, ce qui signifie littéralement logiciel de gestion des candidatures. La très grande majorité des logiciels ATS sont des outils SaaS (Software as a Service… Encore un acronyme !), donc accessibles simplement avec une connexion internet.
Comme son nom l’indique, l’objectif d’un tel outil est d’accompagner les professionnel(le)s du recrutement dans leur quotidien : marque employeur, sourcing, diffusion des offres d’emploi, traitement des CV, suivi des candidats, reporting de performances…

Oui, c’est la boîte à outils ultime des recruteurs !

Car c’est effectivement le principe d’une solution ATS : accompagner les recruteurs dans leur quotidien, en dématérialisant et en automatisant les tâches inhérentes chronophages et à faible valeur ajoutée. L’idée n’est absolument pas de remplacer les recruteurs et leur relation avec les candidats par un système d’intelligence artificielle, comme on peut l’entendre. Au contraire, un logiciel de recrutement doit permettre aux intervenants du recrutement dans l’entreprise de se concentrer sur l’essentiel : les candidats, leurs aspirations, leurs compétences, et leur adéquation avec les besoins de l’entreprise.

Qui utilise un ATS pour le recrutement ?

On pourrait vous répondre “ceux qui en ont besoin”, mais qui sont ces personnes ? En faites-vous partie ?

Pour répondre à cette question, il convient justement de définir vos besoins de recrutement : 

  • Quelles sont les forces et les faiblesses de votre processus de recrutement ? 
  • Combien de collaborateurs interviennent dessus ? 
  • Quelles difficultés rencontrez-vous, et à quelles étapes du parcours candidat ? 
  • Combien d’offres diffusez-vous par mois, pour combien de CV reçus ? 
  • Quel budget ? 
  • Quel cheminement entre la candidature et l’embauche ? 
  • Conformité RGPD ? 
  • Etc. 

C’est seulement ensuite que vous pourrez déterminer quel outil est à même de répondre à vos besoins. Pour certains recruteurs, un simple tableur excel et une adresse e-mail dédiée à la réception des candidatures suffisent pour optimiser le processus de recrutement. Pour d’autres, un outil ATS s’avère indispensable.
Gardez à l’esprit qu’un logiciel ATS comme Beetween est parfaitement personnalisable en fonction de vos besoins. Prenons plusieurs cas de figure :

Exemple 1 : 

  • Le nombre de candidatures que vous recevez est facilement gérable en interne. 
  • En revanche, vous diffusez vos offres sur plusieurs jobboards. Le nombre important de sites de recrutement fait que vous perdez énormément de temps à rédiger puis diffuser vos annonces individuellement sur chaque site, sachant qu’ils ont tous leurs règles et spécificités. 

Vous n’aurez peut-être pas besoin de fonctionnalités avancées en matière de gestion des candidatures, mais un outil de multi-diffusion des offres d’emploi vous ferait gagner énormément de temps !

Exemple 2 : 

  • Vous diffusez peu d’offres d’emploi.
  • En revanche, chaque recrutement génère une quantité importante de candidatures, que vous ne parvenez pas à traiter de manière efficace. Les candidats le ressentent, puisque le manque de temps vous empêche de répondre à chaque profil. 

Dans ce cas de figure, une CVthèque en ligne, exploitable facilement grâce à des filtres de recherche et liée à des outils de communication comme les e-mails et les SMS vous permettrait d’optimiser le traitement des candidatures, et d’améliorer ainsi l’expérience candidat que vous proposez aux personnes intéressées par vos postes.

Exemple 3 : 

  • Vous gérez de manière efficace la diffusion de vos offres et le traitement des candidatures. 
  • En revanche, la majorité des candidatures reçues ne sont pas pertinentes, ne correspondent pas aux pré-requis des postes, et vous prennent donc beaucoup de temps de gestion. 

Le problème peut être double : peut-être ne diffusez-vous pas vos offres aux bons endroits, et votre processus de qualification des candidats n’est peut-être pas suffisamment efficace. Des fonctionnalités de sourcing pour aller chercher d’autres profils, et des outils de pré-qualification des candidatures comme des tests de recrutement devraient résoudre vos problèmes !

Comme vous pouvez le constater, les besoins et difficultés de recrutement sont nombreuses. Un logiciel ATS RH, qui plus est adaptable comme Beetween, offre autant de possibilités pour y répondre !

Comment fonctionne un ATS ?

Justement, parlons-en de ces fameuses possibilités offertes par Beetween ! Un logiciel ATS pour le recrutement comme Beetween propose une large palette de fonctionnalités, permettant aux recruteurs et recruteuses de centraliser les tâches de recrutement les plus courantes, et surtout les plus chronophages, de la rédaction d’une offre jusqu’à la génération du contrat de travail, en passant par la communication avec les candidats et les collaborateurs. Grâce à cette “polyvalence centralisée” sur une seule et même interface, votre journée de travail se réduit à vous connecter à Beetween le matin, et vous déconnecter le soir avant de partir… Mais allons plus dans le détail des fonctionnalités essentielles.

Gestion des CV

Lorsqu’une annonce est postée, le recruteur peut décider d’intégrer dans son annonce des mots clefs comme par exemple le domaine de compétences, le salaire, l’ancienneté à un poste. Le logiciel intégrera alors ces paramètres et triera automatiquement l’ensemble des candidatures répondant à ces critères dans votre CVthèque, vous permettant ainsi d’éviter de perdre du temps sur les CV dits « spam ». Les profils resteront sauvegardés dans votre base de données pour éventuellement être retrouvés ultérieurement pour un futur poste à pourvoir. Ils constituent ainsi un véritable vivier de candidats potentiels. Par la suite il ne vous suffira plus qu’à taper un mot clef (ex : commercial) pour retrouver automatiquement l’ensemble des CV de votre base qui disposent de cette mention.

Le système ATS Beetween vous permet d’accéder gratuitement à votre CVthèque compilant tous les CV reçus. Grâce à notre outil partenaire HRmatch, vous pouvez aussi profiter des recherches avancées standard et premium afin de retrouver plus facilement les talents de votre vivier.

Multidiffusez votre offres sur plusieurs sites d’emploi

L’une des fonctionnalités essentielles d’un logiciel ATS, c’est la multidiffusion d’offres d’emploi. Plutôt que d’effectuer vous-même la diffusion d’une offre d’emploi manuellement sur chaque site de recrutement, un logiciel de diffusion d’offres d’emploi comme Beetween vous permet d’automatiser cette tâche chronophage à grande échelle. Plus de 120 jobboards, généralistes et spécialisés, sont disponibles via le logiciel de recrutement en ligne Beetween, et nous en ajoutons continuellement en fonction des besoins de nos clients. Vous avez aussi la possibilité de diffuser vos annonces d’emploi sur les réseaux sociaux, notamment LinkedIn.

Qualification et gestion des candidats

Dans un troisième temps, chaque candidat postulant à une offre d’emploi bénéficie d’un profil personnel qui lui est alloué. Sur ce dernier vous avez la possibilité de mettre vos propres annotations. Par exemple, une fois la candidature reçue et alors que vous décidez de contacter le candidat, vous pouvez en temps réel prendre des notes sur des questions que vous lui posez et qui viendraient compléter les informations du CV et de la lettre de motivation. Ces données vont également vous permettre de retrouver plus facilement des candidats par la suite. Pour vous permettre une gestion optimale, le logiciel de gestion de candidature Beetween vous permet également de repérer les doublons, et au besoin, de les fusionner.

De plus, notre solution partenaire HRMatch permet aussi d’effectuer le parsing et le matching de CV. Cela signifie que vous pouvez analyser plus rapidement les CV afin de déterminer la pertinence des candidatures reçues. Ce faisant, vous facilitez et accélérez la pré-sélection de vos talents.

Passez le cap du recrutement collaboratif

Avec le logiciel ATS Beetween, le recrutement devient collaboratif. Grâce aux licences utilisateurs Recruteur, Manager et Administrateur, vous pouvez investir chaque acteur du recrutement de votre entreprise dans le processus tout en leur offrant des accès différenciés en fonction de leurs rôles. Ainsi l’ensemble des collaborateurs pourra émettre ses commentaires et faire bénéficier son expérience du terrain à l’instant « T ». Par ailleurs, vous pouvez synchroniser le logiciel de recrutement RH Beetween à votre agenda, ainsi qu’à vos outils de gestion de projets comme Trello.

Reporting des performances

La CVthèque Beetween catégorise les différents dossiers, illustre vos résultats grâce à de nombreux tableaux de bords et graphiques mis à jour automatiquement. Ainsi vous pourrez disposer d’une vision globale de l’état d’avancement des différents recrutements en cours. Fini les tableaux Excel compliqués à mettre en place et à tenir à jour. A présent des indicateurs vous permettent en temps réel, de connaître le nombre de CV reçus par poste, ceux qui ont été lus, ceux qui ont été retenus, ou encore ceux qui ont été contactés …
Vous avez ainsi une vision générale et chronologique de l’état d’avancement de chaque offre et de chaque profil. De plus, vous avez la possibilité de sélectionner vous-même le mode d’affichage de vos données statistiques afin d’obtenir une meilleure lisibilité.

Les analyses disponibles au sein de l’outil de gestion de recrutement vous permettent aussi de tracer les candidats, et vous indique quels jobboards sont les plus réactifs par rapport aux comportements des profils. Pour aller encore plus loin, notre logiciel ATS vous suggère aussi les sites d’emploi les plus pertinents en fonction de vos candidats-cibles.

Sites Carrières

A l’instar des jobboards et des réseaux sociaux, le site carrière est souvent la toute première interaction d’un candidat potentiel avec votre entreprise. Mais à la différence d’Indeed ou encore de LinkedIn, la page carrière a une valeur plus institutionnelle : elle représente votre entreprise, incarne son image. Son rôle est donc d’offrir un portail d’entrée vers votre société qui soit clairement identifié, et surtout qui soit suffisamment attractif pour retenir et engager les candidats qui le visitent. En cela, c’est un outil essentiel pour le développement de la marque employeur et l’amélioration de la visibilité de vos offres d’emploi.

Beetween propose plusieurs prestations de création de site carrière, chacune répondant à un besoin spécifique. Elles vont de l’espace recruteur one-page au site carrière complet et ultra-customisé. Quelle que soit l’option choisie, un site de recrutement conçu par Beetween reprend votre charte graphique : logo, couleurs, visuels, photos… Vous choisissez les textes et images qui habilleront votre espace recrutement, nous les intégrons. Vous conservez ainsi la cohérence visuelle de vos supports de marketing RH. Plus encore, vous optimisez la reconnaissance de la marque ! Et si vous possédez déjà un site carrière, nous proposons la possibilité de l’interconnecter avec notre logiciel ATS par le biais d’un flux XML, pour vous permettre de multidiffuser vos offres d’emploi directement depuis Beetween.

Et plus encore !

De nombreuses entreprises ont déjà fait le choix de l’ATS. Afin de faire face à une concurrence toujours plus forte dans un contexte de pénurie de talents, l’utilisation d’une solution de recrutement digitale est devenue une pratique incontournable pour les recruteurs et les employeurs qui souhaitent dénicher les meilleurs talents afin de faire croître leur entreprise. Vous aussi, passez la vitesse supérieure du recrutement digital et testez Beetween !

Pourquoi s’équiper d’un logiciel ATS ?

Nous savons maintenant en quoi consiste un logiciel ATS, et comment il fonctionne. Mais quels en sont les avantages concrets ? Ces derniers sont multiples, Beetween permet ainsi de :

  • replacer l’humain au centre du recrutement : nous l’avons déjà évoqué, l’objectif d’un logiciel ATS n’est pas de remplacer les recruteurs, mais de les aider à mieux accompagner les candidats. 
  • dématérialiser les process : à l’ère du numérique, imprimer et classer les CV dans des piles de classeurs est un fonctionnement qui certes marche, mais qui est loin d’offrir les mêmes possibilités qu’un processus de recrutement digitalisé et centralisé sur une même interface. Par exemple :
    • En utilisant un outil central et facilement accessible en ligne, vous pouvez plus facilement collaborer avec tous les intervenants d’un recrutement, pour valider les candidatures ou communiquer avec les candidats par exemple. 
    • En supprimant les étapes de transition entre plusieurs outils (par exemple transférer des CV d’une adresse e-mail à un tableur excel) et en centralisant toutes les étapes d’un recrutement sur un même outil, vous gagnez un temps important. Par exemple, on estime qu’un outil de multidiffusion permet de gagner 20 à 30 minutes par offre d’emploi ! 
  • Piloter les performances de recrutement : digitaliser vos process et centraliser les données sur un même outil facilite l’analyse de vos performances de recrutement. Quels sont les jobboards les plus pertinents ? Comment évoluent vos performances par rapport à l’année dernière ? Grâce à Beetween, vous pouvez suivre ces données et ajuster votre stratégie de recrutement en fonction, tout en restant en totale conformité avec le RGPD. 

Comment choisir ?

Vous êtes prêt.e à optimiser vos process de recrutement avec un logiciel ATS ? Vous avez effectué une première recherche sur Google mais vous vous êtes rapidement noyé sous le nombre de solutions existantes ? Choisir son ATS est peut-être l’étape la plus complexe. Les solutions sont tout aussi nombreuses que variées : logiciel ATS gratuit, logiciel spécialisé par secteur d’activité, par taille d’entreprise ou par fonctionnement…

Pour vous aider à vous y retrouver, nous avons compilé les 7 questions essentielles à se poser et à voir avec les éditeurs de logiciel ATS pour choisir l’outil idéal.

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