ATS : quels avantages pour le recrutement ?
Mise en ligne le mercredi 02, décembre 2020
Mise à jour le mercredi 31 janvier 2024
Les 5 avantages d’un logiciel de recrutement en ligne pour votre stratégie RH
De plus en plus d’entreprises, de services publics et autres organismes qui recrutent s’équipent d’un logiciel de recrutement. Certes, à l’ère du numérique, les ressources humaines n’échappent pas à la règle de la digitalisation des méthodes de travail. Mais pourquoi utiliser un logiciel de recrutement ? Un tableur Excel et une boite e-mail ne sont-ils pas suffisants ? Ce sont bien des outils digitaux pourtant… Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons synthétisé les avantages d’un logiciel de recrutement en 5 points essentiels.Tour d’horizon des logiciels de recrutement et de leurs avantages avec Beetween ATS recrutement !
1. Replacer « l’humain » au centre du recrutement
L’objectif n°1 d’un logiciel de recrutement est simple : donner plus de temps aux experts du recrutement pour se concentrer sur l’essence même de leur métier, c’est-à-dire l’humain.
La relation-candidat au centre du recrutement
On entend souvent l’argument selon lequel utiliser un logiciel de recrutement consiste à informatiser la relation avec les candidats. Mais le meilleur logiciel de recrutement n’est pas celui qui vous remplace auprès des candidats, bien au contraire ! Aucune machine ne peut effectuer un entretien d’embauche à votre place, ni évaluer l’adéquation entre les attentes d’un candidat et le projet d’entreprise… La vocation d’un logiciel ATS (Applicant Tracking System) comme Beetween est justement de simplifier la gestion de vos tâches chronophages pour vous permettre d’être au plus proche des candidats. Concrètement, le temps que vous gagnez sur les tâches précédemment décrites est réinvesti dans les entretiens d’embauche, dans la personnalisation de votre communication auprès d’eux.
L’expertise RH avant l’expertise technique
Chez Beetween, l’humain c’est aussi vous ! Notre équipe n’est pas composée uniquement de développeurs et de commerciaux qui vendent une application. Bien au contraire, nous nous faisons fort d’apporter à nos clients une expertise en ressources humaines avant de proposer une quelconque solution technique. Saviez-vous que Beetween était un cabinet de recrutement à l’origine ? Cela signifie que nos experts RH sont donc à même de comprendre vos problématiques et de vous accompagner dans vos campagnes de recrutement. Leur priorité n°1, c’est de vous proposer un outil qui répond à vos besoins et contraintes !
2. Dématérialisation du processus de recrutement
Digitaliser les process de recrutement n’est plus seulement un avantage technique et organisationnel, c’est un pré-requis. Voyons pourquoi.
Passez au recrutement zéro-papier
Vous travaillez peut-être au sein d’une entreprise qui exploite encore largement le support papier dans son organisation interne ? Peut-être imprimez-vous les CV pour les classer dans des dossiers organisés par recrutement ? Dématérialiser votre gestion des CV va vous permettre de faire d’importantes économies de papier : moins de frais d’imprimerie, d’affranchissement, et pas de frais pour les enveloppes contenant vos réponses à un candidat, le stockage des CV et autres documents de candidature. Vous faites des économies de budget, tout en rendant service à la planète au passage !
Adaptez-vous aux attentes des candidats
Comment les talents qui ont postulé au sein de votre entreprise ont-ils trouvé vos offres d’emploi ? Comment se sont-ils informés ? Une étude publiée en 2018 par RegionsJob a démontré que 96% des candidats utilisent les jobboards dans leur recherche de poste. Ils sont aussi 76% des candidats à utiliser leur mobile pour effectuer cette recherche. Une autre étude, menée par CareerBuilder cette fois, révèle par ailleurs que 62% des candidats se connectent sur les réseaux sociaux d’une société avant d’y postuler. Ces chiffres démontrent clairement qu’il y a de grandes chances que vous candidats vous aient trouvé via un support digital. Dématérialiser vos méthodes de travail et digitaliser votre processus de recrutement vous permet donc de vous mettre au diapason des candidats ! Jobboards, réseaux sociaux, site carrière… Tous ces supports digitaux sont aujourd’hui incontournables en matière de recrutement, tant pour les candidats que pour les recruteurs. Les exploiter vous permet donc d’améliorer la visibilité de vos annonces d’emploi, celle de votre société ainsi que la qualité de votre marque employeur et de vos campagnes de recrutement. Un parcours candidat qui s’adapte aux comportements et aux attentes des talents a en effet plus de chance de laisser à ces derniers un souvenir positif !
Centralisez tous vos outils de recrutement
Vous avez effectué la transformation digitale de vos méthodes de recrutement ? Vous utilisez déjà des outils qui automatisent certaines tâches (accusé de réception des candidatures, candidatures spontanées déposées sur votre site carrière et directement intégrées à votre CVthèque… ) ? Vous utilisez une boîte e-mail et un tableur Excel pour organiser la gestion des CV, le sourcing et le suivi des candidatures ? Vous utilisez peut-être aussi un CRM de recrutement en guise de CVthèque, ou encore des outils de visioconférence pour effectuer des entretiens d’embauche à distance ? Avec un logiciel de recrutement RH comme Beetween, toutes ces applications sont centralisées en une seule plateforme. CVthèque, diffusion des annonces d’emploi, communication avec les candidats, sourcing de CV, envoi d’e-mails ou de SMS… et quelques logiciels RH automatisent même certaines de ces fonctionnalités. Vous pouvez gérer toutes les étapes de votre processus de recrutement sans jamais quitter l’interface de notre logiciel de gestion recrutement ! Ceci nous amène à la deuxième raison qui justifie Pourquoi s’équiper d’un logiciel de recrutement est essentiel. Si vous ne perdez plus de temps à rechercher les profils intéressants dans des piles de CV imprimés, et que vous n’avez plus à naviguer entre plusieurs outils nécessaires à la gestion d’un recrutement, vous gagnez de facto énormément de temps ! Bref, utiliser ATS, c’est optimiser vos processus de recrutement de façon spectaculaire !
3. Gain de temps
Vous faire gagner du temps, c’est l’un de nos objectifs principaux en tant qu’éditeur d’outil de recrutement RH. Cet avantage d’un logiciel de suivi de recrutement est très souvent évoqué mais plus rarement expliqué dans le concret. Comment un logiciel pour recruteur comme Beetween vous fait-il gagner du temps ? Sur quelles tâches ? De quelle façon ces outils vous permettent-t-il d’optimiser vos recrutements concrètement ? Voici quelques exemples.
Multidiffusion des offres d’emploi
Vous utilisez certainement plusieurs jobboards pour diffuser vos offres d’emploi ? Ce qui signifie que lorsque qu’une demande de recrutement vous est envoyée, vous devez :
- Définir les missions, le salaire, les avantages, les compétences requises, etc ;
- Rédiger l’offre d’emploi ;
- Vous connecter sur chaque jobboard ;
- Copier-coller l’annonce et éventuellement l’adapter aux fonctionnements spécifiques de certains jobboards, comme Pôle Emploi ;
- Publier l’offre d’emploi sur chaque site ;
- Suivre les performances de chaque annonce sur chaque site d’emploi ;
- Dépublier l’offre sur chaque jobboard une fois le recrutement clôturé ;
Si on considère que vous publiez sur 5 sites de recrutement en moyenne, rédiger et publier une annonce d’emploi individuellement sur chaque site peut donc vous prendre entre 30 et 50 minutes, sans compter le temps nécessaire à la republication des offres en cours et à la dépublication des offres pourvues.
Avec notre logiciel de recrutement, cette tâche vous prend 2 minutes !
Avec Beetween, vous rédigez l’offre directement dans la plateforme de recrutement en ligne. Vous pouvez créer et enregistrer plusieurs modèles d’annonces pour les retrouver rapidement. Pour la multidiffuser, tout ce que vous avez à faire c’est sélectionner les jobboards ciblés et le tour est joué. Ce système vous permet de gagner en moyenne 20 à 30 minutes minimum par offre d’emploi !
Découvrez les avantages de la multidiffusion avec Beetween
Gestion des candidatures
Revenons à l’utilisation d’une boîte e-mail évoquée en amorce de cet article. Si vous suivez cette méthode pour réceptionner et partager les candidatures, vous suivez alors les étapes suivantes :
- Réceptionner et consulter les CV ;
- Trier les CV et présélectionner les candidats qualifiés ;
- Contacter les candidats (soit planifier un entretien d’embauche avec la shortlist de profils retenus et notifier les autres postulants du refus de leurs candidatures).
C’est une méthode simple, rapide à mettre en place et efficace si vous gérez peu de recrutements. Elle atteint toutefois rapidement ses limites à partir du moment où vous devez gérer plusieurs recrutements simultanément !En effet, si vous recevez une centaine de CV pour plusieurs recrutements différents, comment faites-vous pour tous les lire et les sélectionner avec la même attention ? Et une fois fait, il reste encore à contacter chacun des candidats ! Certes, vous ne retenez qu’une shortlist de profils qualifiés pour la suite du processus de recrutement, mais si vous souhaitez assurer la même qualité d’expérience candidat à tous les postulants, il est très important de répondre à ceux que vous ne retenez pas. La gestion des candidatures peut alors prendre des proportions importantes, de moins d’une heure de travail à plus d’une demi-journée en fonction du nombre de recrutements en cours.
Avec un outil de gestion du recrutement comme Beetween, vous gagnez près d’une heure par offre d’emploi !
Avec l’intelligence artificielle, vous gagnez énormément de temps sur la gestion des CV. Grâce à des technologies comme le parsing de CV ou encore le matching de CV, notre logiciel de suivi des candidats peut filtrer instantanément les candidatures qui correspondent le plus à vos critères de sélection. En quelques minutes, vous avez extrait votre shortlist de profils qualifiés ! Ne vous reste plus qu’à recontacter chaque postulant. Et là encore, notre outil de recrutement vous permet de gagner du temps ! Avec Beetween, vous avez la possibilité d’envoyer vos e-mails de recrutement à une liste de contacts, qui est enregistrée directement dans le logiciel. Pour personnaliser encore plus votre communication auprès des candidats, vous pouvez aussi envoyer vos réponses et les contacter par SMS pour les informer de l’avancement de leur candidature ou confirmer auprès des candidats retenus les dates d’entretien d’embauche.
En savoir plus sur notre solution d’envoi de SMS aux candidats
Gestion de la CVthèque
En préambule, nous avons aussi évoqué l’utilisation d’un tableur Excel pour répertorier les CV, les candidats et les offres auxquelles ils ont postulé. On peut résumer cette méthode de gestion des CV comme la version digitale des fameuses piles de classeurs de CV, classées par annonce… Certes, vous centralisez les candidatures, mais la recherche de CV n’en demeure pas moins laborieuse ! Parmi toute votre base de CV, extraire une shortlist de 3 ou 4 candidats peut alors prendre jusqu’à une heure.
La CVthèque Beetween vous permet d’entretenir simplement votre vivier de candidats, et d’extraire un profil qualifié et ses informations en moins d’1 minute.
Plus que la recherche d’information, notre CVthèque favorise le recrutement collaboratif. Sur chaque fiche candidat, vous pouvez publier des notes à destination des managers ou de vos collègues recruteurs/recruteuses. Ainsi, lorsque vous consultez un profil, vous retrouvez uniquement les informations dédiées à ce candidat, centralisées au même endroit et rapidement consultables grâce à nos filtres de recherche.
En savoir plus sur la gestion des candidatures avec la CVthèque Beetween
4. Recrutement collaboratif : améliorer le travail d’équipe
Notre logiciel de gestion des candidats vous permet donc de vous recentrer sur vos candidats, tout en bénéficiant d’un véritable savoir-faire RH et technologique. Mais il y a une troisième dimension à « l’humain » dans le recrutement : vos collaborateurs.Tous les spécialistes du recrutement et des ressources humaines ne sont pas experts en marketing, développement web, BTP, etc. Et pourtant, c’est bien votre métier de recruter des experts pour un poste en marketing, développement web, BTP et autres ! C’est donc essentiel d’impliquer vos collaborateurs pour qu’ils puissent définir avec vous les besoins en ressources humaines de l’entreprise, et donc assurer une stratégie de recrutement efficace et pertinente.
Ainsi, un logiciel de recrutement facilite l’implication de vos collaborateurs dans le processus de recrutement. Si vous fonctionnez avec une simple boite e-mail, transférer les CV et commenter chaque candidature sous-entend un nombre important d’échanges de mails, qui peuvent parfois être noyés dans la masse. Avec le logiciel de suivi des candidatures Beetween, chaque partie prenante d’un recrutement peut bénéficier d’une licence utilisateur correspondant à ses besoins. Tous les échanges sont centralisés dans la plateforme, donc vous recevez une notification à chaque commentaire d’un collaborateur.
Découvrez comment impliquer vos collaborateurs dans le recrutement avec Beetween
5. Statistiques de recrutement : analyse des performances et conformité RGPD
Comment suivez-vous vos performances en matière de recrutement ? Savez-vous quel jobboard génère les candidatures les plus qualifiées ? Ces données sont essentielles puisqu’elles vous permettent de piloter votre stratégie de recrutement ! Quel que soit l’outil de gestion des candidatures, les SIRH, ATS (Applicant Tracking System) et autres CRM de recrutement offrent généralement différents KPI’s (Key Performance Indicator, ou Indicateur Clé de Performance). Avec Beetween, vous pourrez non seulement suivre vos performances, mais vous conservez aussi l’historique de vos recrutements. Un système de suivi bien rodé qui a pour objectif principal… de vous faciliter la vie !
A propos des données, la conservation et le traitement des données personnelles est un sujet d’inquiétudes récurrent en matière de recrutement, notamment du fait du RGPD. Dans les pays européens, le Règlement Général sur la Protection des Données impose aux entreprises la mise en place de standards de collecte et de traitement de ces données. Les données RH comme les CV et les informations extraites de ces CV sont évidemment concernées !Par exemple, les entreprises doivent supprimer les données personnelles d’un candidat au maximum 2 ans après le dernier contact avec ce dernier. Vous devez donc regrouper ces données afin d’assurer leur suppression. Mais si vous utilisez une adresse e-mail et un tableur, vous devrez alors retrouver les différents échanges avec le candidat en question, mais aussi avec les collaborateurs qui sont intervenus sur ce recrutement. Une tâche fastidieuse si vous n’avez pas centralisé toutes ces données dans une base de données (BDD) unique… Ce que vous permet de faire un logiciel ATS ! Puisque la totalité de votre processus de recrutement est concentrée au sein d’une plateforme unique, les données personnelles le sont aussi. C’est pourquoi utiliser un logiciel de recrutement vous permet de vous mettre en totale conformité avec le RGPD.
