Comment Créer une CVthèque – Guide complet mode d’emploi

Découvrez comment créer une CVthèque en ligne en 3 étapes

Comment gérez-vous l’organisation de votre CVthèque ? On ne vous apprend rien, la gestion de CV est une tâche éminemment chronophage, mais Ô combien essentielle pour la bonne gestion des candidats. Le suivi du recrutement avec un Excel et une simple adresse e-mail peuvent être suffisants pour certain(e)s recruteurs et recruteuses. Mais si vous recevez un grand nombre de candidatures et que vous recrutez régulièrement tout au long de l’année, créer une CVthèque va rapidement devenir indispensable pour optimiser les processus de réception, de traitement, d’analyse, de tri et de recherche de CV.Alors comment créer une CVthèque en ligne qui soit organisée et simple d’utilisation pour vous faire gagner du temps ? Comment, ensuite, entretenir ce vivier de futurs collaborateurs potentiels ? Tour d’horizon avec Beetween !

Pourquoi construire une CVthèque ?

Avant toute chose, quel est l’intérêt de l’organisation d’une CVthèque dans votre entreprise ? Evidemment, tout dépend de votre fonctionnement, du nombre de recrutements effectuées à l’année, du nombre de candidatures reçues, du taux de turn-over de votre société… Eh oui ! Une CVthèque peut vous aider à lutter contre un turn-over trop élevé ! Voyons concrètement quels sont les avantages d’une CVthèque organisée.

Création d’un vivier de CV qualifié

C’est l’avantage le plus évident mais aussi le plus important de la création d’une CVthèque. En construisant votre propre CVthèque RH, vous créez une base de données CV qui vous est propre. De façon logique, vous allez remplir cette base de CV uniquement de profils qualifiés, qui répondent à vos critères de sélection . Au long terme, vous vous constituez ainsi un véritable vivier de talents interne à votre entreprise.

Mais comment construire cette base de données de CV, et comment l’exploiter ?

Mais c’est tout l’objet de cet article, très fidèle lecteur/lectrice ! Avant d’aborder la recherche de CV avec les outils de sourcing de CV , rappelez-vous que votre CVthèque de recrutement se complète en partie « toute seule ». Par exemple, on retrouvera dans votre base de données CVthèque :

• Les candidats qui n’ont pas été retenus au sein de votre entreprise.
• Les talents repérés grâce à vos campagnes de sourcing en recrutement.
• Les candidatures spontanées.
• Les profils remontés par cooptation.

Réduction des coûts et du temps de recrutement

Ensuite, créer une CVthèque interne à votre entreprise permet d’optimiser la durée d’un recrutement, mais aussi les frais investis dans un recrutement.

Gagnez du temps

Prenons un exemple concret qui devrait vous intéresser : l’un de vos employés souhaite démissionner afin de poursuivre sa carrière professionnelle dans un autre domaine d’activité. Vous n’avez que quelques semaines pour trouver un(e) remplaçant(e). Idéalement, vous souhaitez trouver cette perle rare avant le départ du démissionnaire, afin que ce dernier puisse assurer la formation de la nouvelle recrue, et ainsi assurer une transition en douceur efficace. Grâce à votre vivier de CV, la perle rare se situe peut-être à seulement quelques clics ! Si votre CVthèque contient le profil adéquat, et qu’en plus ce dernier est ouvert aux opportunités professionnelles et disponible rapidement, vous pouvez potentiellement accueillir votre nouvelle recrue en seulement quelques jours.

Economisez votre budget

De nombreux professionnels RH sourcent des profils dans les CVthèques, qu’elles soient payantes ou gratuites, afin d’étoffer leur vivier de talents. Il existe de nombreuses CVthèques disponibles en ligne. Indeed, l’Apec, RegionsJob, la CVthèque Monster… S’il est encore possible de trouver une CVthèque gratuite, il est souvent nécessaire de payer afin d’obtenir des « données candidats » de qualité. Pour éviter de payer chaque site d’emploi pour bénéficier de ces données candidats, créer une CVthèque interne permet d’éviter cet écueil : vous pouvez rechercher gratuitement des CV, et vous conservez et protégez les données de vos candidats.

Amélioration de la marque employeur

Là encore, il n’y a pas de secret : si votre gestion des CV n’est pas organisée, vous aurez certainement plus de difficultés à offrir une expérience candidat optimale. Il est possible que vous ne lisiez pas certains CV, que certains e-mails passent à travers les filets de votre vigilance, et donc que vous ne répondiez pas à ces candidats ! Pourtant, la qualité du parcours candidat est essentielle pour votre marque employeur. Un candidat peut être satisfait du traitement de sa candidature, même si elle n’est pas retenue ! Il suffit pour cela d’apporter de la transparence, de l’authenticité et de la considération à ces candidats pour qu’ils ressortent certes déçus de votre processus de recrutement, mais avec une image positive de votre entreprise. Créer une CVthèque, c’est donc une étape importante de la marque employeur.

Les outils pour créer une CVthèque en ligne

Entrons à présent dans le vif du sujet : la création de votre CVthèque. Vous pouvez créer une cvthèque sur Excel, ça nous l’avons déjà vu. Mais nous avons aussi abordé les limites de cette méthode, certes éprouvée mais peut-être limitée pour certains professionnels RH. Voyons quelles sont les alternatives.

CRM de recrutement

CRM signifie Customer Relationship Management, ce qu’on peut traduire par Gestion de la relation client. C’est un outil qui permet de centraliser au sein d’une base de données toutes les interactions entre une entreprise et ses clients et prospects potentiels. De nombreuses sociétés utilisent cet outil pour gérer la relation candidat, et ainsi, entretenir leur vivier.

ATS de recrutement

ATS signifie Applicant Tracking System, ce qu’on pourrait traduire par logiciel de gestion de CV. Entièrement dédié à l’optimisation des processus de recrutement, un logiciel ATS centralise toutes les étapes du parcours candidat : diffusion des offres d’emploi, réception des candidatures, tri des CV, réponses aux candidats… Cet outil de gestion de CV permet donc d’organiser votre CVthèque et de l’intégrer directement dans les process de recrutement pour en faciliter l’exploitation.Certains logiciels de recrutement proposent même des fonctionnalités avancées grâce à l’intelligence artificielle, ou des outils qui couvrent même l’intégration des nouveaux collaborateurs. Par exemple, Beetween propose un véritable logiciel de présélection des candidatures grâce à notre partenaire HRmatch, spécialisé dans le parsing et le matching de CV.

En savoir plus sur les fonctionnalités du logiciel ATS Beetween

Les 3 étapes de la création de votre CVthèque

Vous savez maintenant pourquoi il peut être intéressant de créer une CVthèque au sein de votre entreprise, et avec quel outil le faire. A présent, il convient de remplir cette CVthèque ! Mais quels moyens sont à votre disposition pour ce faire ? Comment faire le tri des CV pour que votre base de données de CV soit facilement accessible et rapidement exploitable ?
1. Importez les CV de votre vivier de candidats

Votre première source de talents provient des candidatures spontanées, ainsi que des profils qui postulent aux offres d’emploi que vous publiez sur les sites d’emploi ou les réseaux sociaux.
Comme évoqué précédemment, vous pouvez parfaitement vous contenter d’un fichier Excel de suivi de recrutement, complété avec une adresse e-mail pour créer une cvthèque gratuite. La gestion de candidatures via Excel est une méthode largement répandue dans les cabinets de recrutement et services RH depuis plus de 20 ans. Toutefois, lorsque vous gérez plusieurs recrutements et que le sourcing de candidats s’avère nécessaire pour compléter votre vivier de candidature, la gestion de votre CVthèquepeut vite se complexifier et devenir chronophage. Par exemple, un recrutement dans sa globalité comporte de nombreuses étapes techniques :

• Rédiger l’offre d’emploi ;
• Diffuser l’offre d’emploi sur chaque site d’emploi ciblé ;
• Réceptionner les candidatures par e-mail et télécharger les CV reçus;
• Lire les CV et en extraire les informations clés;
• Recopier ces informations dans le tableur Excel;
• Classer le profil dans la bonne catégorie de candidats, en fonction des compétences, de la localisation géographique ou encore du poste demandé ;
• Rechercher des CV sur LinkedIn ou autres CVthèques si vous ne recevez pas de candidatures qualifiées ;
• Ajouter ces nouveaux CV dans la CVthèque Excel ;
• etc

Un logiciel ATS vous permet de rassembler toutes ces étapes… en une seule !

En effet, c’est en utilisant des outils de gestion de CV comme un ATS ou un CRM que votre CVthèque va vraiment faciliter le traitement de CV. Par exemple, le logiciel de recrutement Beetween vous permet d’importer vos CV pour ensuite créer une fiche candidat pour chaque profil. Cette fiche candidat contiendra par la suite toutes les informations et interactions liées à cette candidature : Informations clés extraites du CV, actions effectuées par vous ou vos collaborateurs, situation dans le processus de recrutement, etc.

Par exemple :Vous avez reçu plusieurs candidatures suite à la publication d’une offre d’emploi ? Vous avez la possibilité d’importer simultanément jusqu’à 10 CV par e-mail sur Beetween. Notre logiciel de tri de CV créé ensuite une fiche candidat pour chaque profil après avoir extrait les informations clés comme le nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, etc.

2. Sourcing de CV

Votre deuxième source de CV, c’est vous ! Les professionnels RH, et notamment les recruteurs en cabinet de recrutement, effectuent régulièrement des campagnes de sourcing de candidat pour dénicher la perle rare et compléter le vivier de CV. Où chercher les candidats ? Plusieurs possibilités s’offrent à vous.

Le sourcing de CV sur les réseaux sociaux

Lorsqu’on demande quel est le canal de sourcing n°1 des professionnels RH, nombreux sont ceux à répondre LinkedIn. D’après l’entreprise spécialisée dans les solutions de recrutement Bond, 64% des recruteurs utilisent les réseaux sociaux dans leur recherche de CV. 94% d’entre eux privilégient LinkedIn ! Avec plus de 19 millions de membres rien qu’en France, LinkedIn constitue une immense CVthèque facilement accessible. Conçu comme une plateforme de réseautage, le réseau social américain permet en effet à ses membres de créer un CV public, consultable directement sur la plateforme. C’est donc un terrain de jeu idéal pour les chasseurs de têtes à la recherche du candidat idéal !Pour vous aider à sourcer les candidats, notamment les profils passifs, Beetween propose un outil dédié au sourcing sur LinkedIn : l’extension Beetween Sourcing. En seulement quelques clics, vous avez la possibilité d’importer directement sur notre ATS les profils repérés sur LinkedIn !

Découvrez notre guide du sourcing sur LinkedIn

Les CVthèques des sites d’emploi

La majorité des jobboards comme Indeed ou RégionsJob demandent aux candidats de télécharger leurs CV pour pouvoir postuler aux offres d’emploi publiées sur leurs plateformes. L’objectif : centraliser cette masse de CV pour proposer aux recruteurs de véritables CVthèques qualifiées et segmentées. Vous avez donc la possibilité de parcourir ces CVthèques afin de dénicher les meilleurs profils actifs. Toutefois, certaines bases de CV sont payantes. Voici par exemple une liste des CVthèques les plus utilisées:

 

Indeed, c’est 250 millions de visiteurs mensuels en moyenne qui déposent chaque mois près de 7 millions de nouveaux CV sur la plateforme. C’est donc une véritable Formule 1 du recrutement ! Toutefois, c’est une CVthèque payante : pour y accéder, vous devez souscrire à un abonnement mensuel. En mars 2021, deux formules sont proposées :

• L’abonnement Standard, adapté aux entreprises effectuant moins de 10 recrutements par an. Vous devrez débourser 100€/mois par recruteur pour obtenir 30 CV chaque moisb>.
• L’abonnement Pro, adapté aux entreprises ayant de nombreux postes à pourvoir tout au long de l’année. Cette formule coûte 200€/mois par recruteur pour obtenir 100 CV chaque moisb>.

Mode d’emploi du recrutement sur Indeed

L’Apec est LE site d’emploi pour le recrutement de cadres. Il propose une CVthèque gratuite pour recruteur de plus de 310 000 CV, la Candidapec. Librement accessible, elle est mise à jour tous les mois avec plus de 20 000 nouveaux profils.

Mode d’emploi du recrutement sur l’Apec

RégionsJob, ParisJob, Cadremploi… Tous ces jobboards appartiennent au groupe Hellowork, qui propose ainsi une CVthèque de plus de 2 millions de CV. Cette base de CV payante pourra vous aider pour tout type de profils recherchés.

Terminons avec l’acteur de référence en France en matière d’emploi : France Travail. Avec plus de 720 000 offres d’emploi et 46 millions de visites mensuelles, le site de recrutement offre un accès gratuit à la plus importante CVthèque de France !

Les candidatures par cooptation

La cooptation est souvent la grande oubliée des sources de candidatures, pourtant la grande majorité des professionnels RH ont déjà recruté par cooptation, parfois peut-être sans le savoir ! En effet, il peut être particulièrement intéressant de communiquer les postes à pourvoir auprès de vos collaborateurs en interne avant de diffuser les offres d’emploi. Les employés de votre entreprise ont leurs propres réseaux professionnels, qui contiennent très certainement des talents correspondant à vos critères de sélection. Ce faisant, vous pouvez potentiellement réduire la durée du processus de recrutement, et compléter votre CVthèque avec des profils qualifiés.

En savoir plus sur le recrutement par cooptation

3. Tri des CV

Nous voici arrivés à l’étape finale de la création d’une CVthèque, sa finalité : le tri des candidatures et la présélection des candidats. Nous avons vu en début d’article qu’une CVthèque bien conçue et organisée vous permet notamment de gagner du temps. C’est d’autant plus vrais si vous optimisez le tri de CV.Comment trier des CV de manière efficace pour gagner du temps ? Nous avons rapidement évoqué notre partenaire HRmatch, qui nous permet notamment de faciliter la présélection des candidats. C’est notamment grâce à cet outil que vous allez pouvoir trier les CV rapidement sur Beetween pour extraire de votre CVthèque les profils pertinents. C’est ce qu’on appelle le parsing et le matching de CV.

Parsing de CV

Le parsing de CV est une technologie qui permet d’extraire d’un CV toutes les informations clés pour ensuite les trier et les classer. Compétences, localisation géographique, formations… En résumé, cet outil facilite l’analyse de CV pour vous permettre de vous concentrer sur les candidats. Analyser des CV devient alors une tâche plus intéressante qui vous laissera plus de temps pour la relation candidat.

Matching de CV

Une fois que vous avez repéré les CV les plus pertinents dans la masse des candidatures reçues, un second outil vous permet d’établir votre shortlist de candidats à convoquer en entretien depuis votre CVthèque : le matching de CV. L’objectif du matching est de vous aider à trouver les CV qui correspondent à 100% à votre offre d’emploi et aux prérequis du poste. Le pourcentage n’est pas anodin puisque pour faire correspondre à un CV à votre offre, l’outil de matching attribue un score de compatibilité sur 100 au profil. On considère généralement qu’un CV qui obtient un minimum de 75% de correspondance est tout à fait pertinent !

À savoir :Ces outils d’intelligence artificielle n’ont pas vocation à supprimer les interactions des recruteurs avec les candidats, ni à simplement remplacer le traitement de ces tâches chronophages par un robot. La lecture attentive des CV, la considération apportée à chaque candidature et bien sûr la qualité de la relation candidat dépendent toujours autant de vous ! L’objectif est justement de vous permettre de vous concentrer sur ces points pour améliorer l’expérience candidat et la qualité de vos recrutements.

En savoir plus sur le matching et le parsing de CV

CVthèque et RGPD

Avant de nous quitter (😭…), il y a une question que nombre de professionnels RH se posent depuis Mai 2018 : la conformité avec le RGPD. Effectivement, lorsque vous recevez une candidature ou que vous sourcez des profils sur LinkedIn, vous récoltez des données à caractère personnel. Le Règlement Général sur la Protection des Données vous oblige tout d’abord à informer ces personnes de la collecte de leurs données personnelles. Mais il implique aussi certaines obligations en matière de traitement et d’organisation de ces données :

• Obligation de transparence et de traçabilité.
• Exploitation justifiée des données (aux seules fins d’évaluer l’adéquation entre les compétences d’un candidat et un poste proposé notamment).
• Obligation de protection des données.
• Obligation d’alerte, d’assistance et de conseil.

Votre CVthèque doit donc être conçue en fonction de cette réglementation, sous peine de sanctions. Si vous souhaitez créer une CVthèque avec Excel, vous pouvez parfaitement assurer la mise en conformité de votre base de données de CV. Toutefois, la gestion de ces données personnelles ne sera pas facilitée. L’avantage non-négligeable, c’est que les logiciels de recrutement comme Beetween sont presque systématiquement conçus pour être conformes aux exigences du RGPD ! Votre logiciel ATS permettra une bonne gestion des données personnelles tout en vous permettant de personnaliser vos traitements (délai de conservation des données avant suppression définitive, etc.).

Découvrez comment Beetween sécurise vos données !